Privacy policy – Meeting ASAP 2023

1. Premessa

Ai sensi e per gli effetti (i) del D. Lgs. 30 giugno 2003, n. 196, il “Codice Privacy”, (ii) del Regolamento UE 2016/679 relativo alla “protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati”, il “GDPR”, art. 13 e 14, e (iii) del D.Lgs. 10 agosto 2018, n. 101 recante disposizioni di adeguamento della normativa nazionale al Regolamento UE 679/2016, norme denominate congiuntamente anche “Normativa privacy”, sono previsti una serie di obblighi in capo a chi effettua il Trattamento – inteso come “la raccolta, la registrazione, l’organizzazione, la strutturazione, la conservazione, l’adattamento o la modifica, l’estrazione, la consultazione, l’uso, la comunicazione mediante trasmissione, la diffusione o qualsiasi altra forma di messa a disposizione, il raffronto, l’interconnessione, la limitazione, la cancellazione o la distruzione” – di dati personali riferiti ad altri soggetti (nel seguito il “Trattamento”).
A tal riguardo, l’Istituto di Ricerche Farmacologiche Mario Negri IRCCS (di seguito denominato Istituto ‘Mario Negri’), è tenuto a fornirLe, in qualità di interessato al Trattamento (l’”Interessato”), alcune informazioni riguardanti le modalità e le finalità del Trattamento dei dati personali da Lei direttamente comunicati all’Istituto.

2. Titolare del Trattamento

Il Titolare del Trattamento è il soggetto che determina le finalità e i mezzi di trattamento dei dati personali (il “Titolare”), e viene identificato nell’Istituto, in persona del Prof. Giuseppe Remuzzi in qualità di Direttore. Il Titolare del Trattamento è l’Istituto di Ricerche Farmacologiche Mario Negri IRCCS, con sede legale in via Mario Negri 2, 20156 Milano.
Indirizzo e-mail: privacy@marionegri.it
Il Responsabile della protezione dati (DPO) è contattabile all’indirizzo e-mail dedicato DPO@marionegri.it

3. Categoria di dati personali

Il Trattamento riguarda i dati personali da Lei stesso forniti per l’iscrizione al convegno dal titolo “Meeting ASAP” compilando l’apposito modulo di raccolta dati presente alla pagina https://eventigiviti.marionegri.it/ e successivi dati forniti all’interno del form di iscrizione durante il suo utilizzo.

4. Finalità e base giuridica del trattamento

I Suoi dati personali sono trattati per la gestione, coordinamento e supporto nell’organizzazione del convegno dal titolo “Meeting ASAP”.
Per garantire l’efficienza del servizio, La informiamo inoltre che i dati potrebbero essere utilizzati per effettuare prove tecniche e di verifica.
Base giuridica del trattamento: consenso da Lei espresso in qualità di Interessato al Trattamento (art. 6 par. 1 lett. a del GDPR). E’ sempre fatto salvo il Suo diritto di apporsi a tale tipologia di Trattamento.
Politica di conservazione dei dati: i dati personali raccolti saranno conservati fino alla chiusura dell’evento congressuale o fino a quando Lei non chiederà di cancellarsi dal servizio. Una volta cancellatosi da tale servizio, il dato personale sarà distrutto o reso anonimo.

5. Modalità di trattamento dei dati

In relazione alle finalità descritte, il Trattamento dei dati personali avviene mediante strumenti manuali, informatici e telematici con logiche strettamente correlate alle finalità sopra evidenziate e, comunque, in modo da garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati stessi, nonché nel rispetto delle misure di sicurezza organizzative, fisiche e logiche di cui all’art. 32 del GDPR. Tali misure dovranno essere rigorosamente applicate anche ad opera di soggetti appositamente incaricati dal Titolare del Trattamento, in ottemperanza a quanto previsto dagli art. 29 del GDPR. La informiamo, inoltre, che l’Istituto, tratta i Suoi dati personali nel pieno rispetto dei principi di correttezza, liceità e trasparenza secondo quanto previsto dall’art. 5 del GDPR.

6. Natura del conferimento dei dati

Il conferimento dei dati è facoltativo, ma in mancanza non sarà possibile all’Istituto perseguire le finalità di cui al paragrafo 3.

7. Categorie di soggetti ai quali i dati possono essere comunicati

I dati personali forniti non saranno oggetto di diffusione, ovvero non ne verrà data conoscenza a soggetti indeterminati, in nessuna possibile forma, inclusa quella della loro messa a disposizione o semplice consultazione.
I dati potranno, invece, essere oggetto di comunicazione, a soggetti ben definiti, in conformità alle prescrizioni di legge e per finalità strettamente correlate all’esecuzione degli obblighi contrattuali.
In particolare, i Suoi dati potranno essere resi accessibili a:
– Dipendenti e collaboratori del Titolare nella loro qualità di persone autorizzate o delegati al Trattamento e/o amministratori di sistema che sono stati espressamente autorizzati al Trattamento e che hanno ricevuto adeguate istruzioni operative
– I dati possono essere trattati, per conto dell’Istituto, da soggetti esterni che offrono servizi strumentali al perseguimento delle finalità indicate nella presente informativa (media agency, IT suppliers…). Tali soggetti saranno designati come Responsabili, a cui sono impartite adeguate istruzioni operative.
I dati possono essere altresì trattati da soggetti esterni operanti in qualità di Titolari quali, a titolo esemplificativo, autorità ed organi di vigilanza e controllo ed in generale soggetti, pubblici o privati, legittimati a richiedere i dati.

8. Trasferimento dei dati verso Paesi extra-UE

I dati personali sono trattati all’interno dell’Unione Europea e conservati su server ivi ubicati. Resta in ogni caso inteso che il Titolare, ove si rendesse necessario, potrà trasmettere tali dati a un Paese terzo o a un’organizzazione internazionale e/o spostare i server anche extra-UE, assicura sin d’ora che il trasferimento dei dati extra-UE avverrà in conformità alle disposizioni di cui all’art. 44 e ss. del GDPR.9. Diritti dell’Interessato

In qualità di Interessato al Trattamento potrà, secondo le modalità e nei limiti previsti dalla vigente normativa, esercitare i seguenti diritti:
– richiedere la conferma dell’esistenza di dati personale che La riguardano (diritto di accesso);
– conoscerne l’origine;
– riceverne comunicazione intelligibile;
– avere informazioni circa la logica, le modalità e le finalità del Trattamento;
– richiederne l’aggiornamento, la rettifica, l’integrazione, la cancellazione, la trasformazione in forma anonima, il blocco dei dati trattati in violazione di legge, ivi compresi quelli non più necessari al
perseguimento degli scopi per i quali sono stati raccolti;
– nei casi di Trattamento basato su consenso, ricevere al solo costo dell’eventuale supporto, i dati forniti al titolare, in forma strutturata e leggibile da un elaboratore di dati e in un formato comunemente usato da un dispositico elettronico;
– il diritto di presentare un reclamo all’Autorità di controllo (Garante della Privacy); nonchè più in generale, esercitare tutti i diritti che Le sono riconosciuti dalle vigenti disposizioni di legge.
Se desidera avere maggiori informazioni sul Trattamento dei Suoi dati personali ed esercitare i diritti precedentemente indicati, non chè al fine di semplificare le modalità di inoltro e ridurre i tempi per il riscontro, si invita a presentare le richieste per iscritto al Titolare, all’indirizzo sopra riportato (paragrafo 2).

Le modalità per il riscontro potranno essere meglio specificate e modificate all’interno del
form di iscrizione https://eventigiviti.marionegri.it/
In caso di richiesta da parte Sua di informazioni relative ai Suoi dati, Le sarà dato riscontro al più presto salvo che ciò si riveli impossibili o implichi uno sforzo sproporzionato. Eventuali impossibilità o ritardi da parte del Titolare nel soddisfare le richieste saranno adeguatamente motivati.